個案單位簡介:
Red Ant公司係位於澳洲雪梨的一家網站設計與開發公司,其公司網址為:http://www.redant.com.au,該公司目前有140位左右的wiki使用者,其產品與服務主要為開發網站、遊戲與線上廣告設計,該公司並獲得澳洲互動媒體產業協會(Australian Interactive Media Industry Association)、澳洲繪圖設計協會(Australian Graphic Design Association)、及數次倫敦國際廣告獎(London Interantional Advertising Awards)之獎項。
選用Wiki之因:
Red Ant平常運作之情境如下:
1.設計師開發網頁,加上影像圖形,完成其所負責的部份;
2.主管審閱後,提出相關之建議,例如:需再增加額外的解釋,或增加連結至另一個架構圖等;
3.其他的開發工程師開發完成了新的表單模式,可供此網頁套用;
4.客戶瀏覽過網頁後提出相關建議。
諸如以上的協同合作工作流程,是Red Ant公司內部平時進行的方式,也是其優勢之一。而這種運作方式,又常因專案不同而改變。可見,在Red Ant內部中,有效溝通協調所扮演的關鍵角色。也因此,Red Ant一直致力於尋求一個可讓每個員工貢獻與參與,同時也能夠與客戶共同工作的有效溝通機制。而wiki的彈性與適應性,剛好就吻合了這種需求。
應用方式:
Red Ant應用wiki之方式說明如下:
1.將wiki應用在與客戶之溝通,且可針對整個設計過程進行溝通。首先用於溝通彼此的想法並釐清專案的範圍,並可當成會議紀錄,以讓參與會議的每個人都清楚了解會議之結果與期望。
2.藉由Wiki將設計或雛型想法放在一個能讓客戶看到,且可以快速且容易提出回饋的空間中,這種過程的透明,可協助Red Ant快速與主動的因應需求改變。也因為使用wiki,Red Ant也發現其較email或電話更容易詮釋潛在的挑戰與隱藏的危機,尤其針對設計上的問題時,wiki非常容易附上解決方案或加上相關的螢幕畫面,因此非常有助於在想法上的溝通。
3.在設計過程的最終階段時,可將暫時完成的網站連結網址放在wiki上,並透過wiki的空間來收集客戶的回饋、對進度的追蹤情形,以及保存相關的資料。
4.將wiki應用在資料的分析上,包括針對即時資料進行回饋,並呈現出現況分析的成果。例如,Red Ant可藉由wiki蒐集之資料以描繪出網站推廣的結果,並讓客戶據此決定進一步行銷推廣之時機。此外,wiki也可協助Red Ant根據相關資料,對每一專案進行初步分析,此對於非居於計畫核心,但希望能快速整體瞭解者非常有幫助。
5.當專案時程十分緊湊時,Red Ant即利用wiki建立視覺型的工作查核表,此尤其適用於有許多不同的團體參與的情形下。
實施成果:
Red Ant應用wiki後之成效如下:
1.使用wiki後,不論是針對團隊內的成員,或是促進身處於澳洲的總公司與美國的合作夥伴,或與外部的客戶間,溝通的效果將較以往更好。雖然Red Ant還是會使用email、面對面的會議,然wiki的引進確實有助於釐清對未來的期望、促進更快且有效的回饋,並讓專案的管理更為容易。
2.可主動提供資訊予客戶,客戶不用像以往需不斷的探詢相關資訊,此外客戶也可以在wiki內做一些自己的研究,因此,當真的需要溝通時,雙方其實都已有充分的資訊可以進行討論了。
3.就公司內部資訊的流通而言,不會發生使用email時,因某些人的忙碌或不在,以致重要訊息被塞住的現象。
4.可充分授權團隊中的每個成員,並給予其較透明與清楚的責任
5.透過wiki,可讓客戶即時知道設計師設計的產品或服務規格之更新,且其主管也易於監督這種改變,並可以很快的與客戶溝通。
6.可維持與客戶間的透明度,讓客戶知道目前的專案執行狀況。wiki的使用代表了客戶與公司在專案上的開發是並行一致,也可清楚的讓客戶看到公司的生產力,有助於客戶對公司的信賴。
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